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會議室預定系統解決方案

2016-02-10    成都創奇勝科技

        分工與協作是當代社會的重要特征,人與人的溝通日益頻繁。會議室作為人們討論和交流的主要場所,使用頻率也越來越高。有限的會議室,與日漸增多的會議要求,漸漸成了一個問題。

 

“爭奪”會議室成了新的問題

    利用會議室預定系統,用戶可在網上,查看所有會議室預定的情況,可輕松實現預定、取消會議;隨后,系統會自動以郵件、短信等形式提醒與會人員。

    此外,系統支持在會議室門口安裝顯示屏——“會議預定屏”,可以顯示、查詢會議信息,實現電子簽到,進行現場臨時預訂等操作。這點極大增加了會議室使用效率,同時大大提成了企業形象。

    系統還可以與OUTLOOK、NOTES和OA、門禁等第三方系統對接,具有良好的擴展型和兼容性。

    會議預定系統,有效幫助企業規范化電子化管理會議室資源,提高了會議室的使用率,節省會議組織者的時間,使企業的管理水平提升一個臺階。網上預定會議室既環保又方便快捷,讓資源得到充分地利用。

 

系統規劃設計

 

 

    通常而言,系統根據場所不同可分為兩個部分——公共部分和會議室部分。

    門廳、電梯廳、前臺、接待室等均屬于公共部分,是人員流通的主要位置,可設計大屏幕電視機,用以顯示通知、公告、介紹、歡慶等等公共信息,實現信息告知和企業形象展示的目的。

 

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公共部分顯示示意

 

    會議室等功能性房間,在門口設計小尺寸顯示屏,通常采用12-22寸顯示屏,主要顯示房間號碼、房間名稱、房間職能性內容——會議信息、歡迎信息、管理人員介紹等。建議嵌入式安裝,或者掛裝,中心高度宜1.7米。  

 

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會議室顯示示意  

    會議室預定系統為“非技術”性使用者而設計,管理平臺基于WINDOWS操作系統,采用人性化操作界面,以最少的時間和人力能自行把會議信息和資訊傳達給客戶,操作員只需簡單的操作就能順利完成會議室預訂及使用。

    在日常操作中,通過以下幾個主要步驟就能實現會議室預定等功能:

    會議室一覽:通過瀏覽器,訪問會議預定頁面,輸入用戶名和密碼,就能打開會議室頁面,系統以類似日程表的風格,展示所有會議室在一段時期之內的預定情況。用戶可以迅速了解哪些會議室被占用,那些還空閑;


    會議室預定:了解了會議室試用情況,用戶可以選擇某空閑會議室,點擊即可進行預定,只需要輸入會議主題、會議時間等,就能迅速完成會議是預定;


    通知會議:完成預定后,系統通過郵件方式通知與會人員開會。另外,會議信息將在“綜合屏”(公共區域大屏幕)以及“預定屏”(會議室門口小屏幕)上進行顯示;


    電子簽到:預定人員在預定時會收到系統發來的一串數字,到了預定時間,需要在規定時間內(比如十分鐘),在會議室預定屏上輸入這串數字,表示會議開始,否則系統認為會議室未按計劃使用,自動取消本次會議,釋放會議室資源供其他人使用;


    提前結束會議:會議很可能較原計劃提前完成,預訂人員可以在預定屏上提前結束會議,釋放會議室資源供他人使用,從而提升效率;


    臨時現場預定:當用戶路過某個會議室,通過預定屏看到本會議室當天的會議安排,發現當前暫時無人使用,就可以在預定屏上點擊發起為期15、20、30分鐘的臨時會議;


    信息公告等其他功能:本功能為管理員特有,管理人員通過管理平臺,能夠在所有綜合屏、預定屏上播放一些宣傳信息,比如公司介紹、宣傳片、產品介紹等等; 

 

 

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 系統結構設計

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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